La normativa actual exigeix a les empreses un equilibri entre el control de la jornada laboral i el respecte absolut a la privacitat dels seus treballadors, amb sancions significatives per als incompliments.
En l’actualitat, la correcta gestió de la informació laboral s’ha convertit en una prioritat essencial per a qualsevol organització. Les empreses han de complir estrictes normes de registre de jornada i salaris que inclouen la protecció de dades personals dels treballadors.
L’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD), en el seu manual “La protecció de dades en les relacions laborals“, estableix criteris clars sobre el tractament d’informació, limitant el seu ús exclusivament a fins legals i garantint la confidencialitat. Aquest marc normatiu busca equilibrar les necessitats de control empresarial amb els drets fonamentals a la privacitat dels empleats. T’expliquem totes les obligacions empresarials i els drets dels treballadors en aquesta matèria.
El registre de jornada: una obligació amb implicacions legals
El registre de jornada és obligatori en les empreses i ha d’incloure l’horari concret d’inici i fi de la jornada de cada persona treballadora. Des de l’entrada en vigor d’aquesta normativa, s’ha observat un increment significatiu en el compliment per part de les organitzacions, encara que continuen existint reptes importants en la seva implementació.
Aquests registres suposen un tractament de dades perquè identifiquen a una persona treballadora concreta. No obstant això, no requereixen de consentiment previ dels empleats en tractar-se d’una obligació legal. La base jurídica per al tractament d’aquestes dades és precisament el compliment d’obligacions legals, tal com estableix el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).
S’han de conservar durant quatre anys i romandre a la disposició de les persones treballadores, la RLPT i Inspecció de Treball. Aquest període de conservació permet garantir la capacitat d’inspecció i reclamació en cas de possibles irregularitats laborals. A més, el sistema ha de ser el menys invasiu i no ha d’incloure més dades personals que les imprescindibles. Això significa que s’ha d’aplicar el principi de minimització de dades, recollint únicament la informació estrictament necessària per a la finalitat establerta.
És important que sàpigues que les dades en el sistema de registre horari no poden ser utilitzades amb altres finalitats. Per exemple, conèixer la ubicació física d’una persona treballadora. Per tant, l’empresa no pot usar-ho per a saber el lloc on un treballador desenvolupa la seva activitat. Qualsevol ús secundari d’aquestes dades constituiria una violació del principi de limitació de la finalitat i podria comportar sancions administratives importants.
La RLPT podrà accedir a aquestes dades personals del registre horari per a comprovar que els registres s’adeqüen a la llei en matèria de jornada, remuneració, cotització i hores extraordinàries. Aquest accés està justificat per les funcions de representació i defensa dels interessos dels treballadors que té atribuïdes la representació legal. Per part seva, l’empresa ha de respectar la confidencialitat de les dades del registre. La violació d’aquesta confidencialitat pot donar lloc a responsabilitats tant administratives com disciplinàries.
Registre salarial: transparència amb protecció de dades
La igualtat retributiva entre homes i dones és un dels objectius fonamentals de la legislació laboral actual. També per llei, és obligatori que l’empresa porti un registre de salaris, per la qual cosa no es requereix consentiment previ. Aquesta obligació s’emmarca dins de les mesures per garantir la transparència salarial i detectar possibles discriminacions per raó de sexe.
En aquest registre salarial no ha d’aparèixer el salari de cada persona treballadora sinó valors mitjans de salaris, complements i percepcions extrasalarials per sexe i grups, categories o llocs de treball. L’objectiu és proporcionar una visió agregada que permeti identificar bretxes salarials sense comprometre la privacitat individual.
Important: no han d’aparèixer dades que permetin identificar a treballadors concrets, garantint així l’anonimat mentre es compleix amb la transparència salarial. Les tècniques d’anonimització han de ser prou robustes per evitar la reidentificació de les persones, especialment en plantilles reduïdes o categories professionals amb pocs efectius.
L’accés a la informació salarial es canalitza principalment a través de la RLPT, que pot consultar totes les dades contingudes en el registre. Aquesta representació té l’obligació de tractar aquestes dades amb absoluta confidencialitat i utilitzar-les exclusivament per a les finalitats legalment previstes.
En centres de treball sense representació legal, els treballadors individuals poden sol·licitar informació sobre aquest registre, encara que només rebran dades sobre diferències percentuals en les retribucions mitjanes entre homes i dones, mantenint la protecció de dades personals. Aquest mecanisme garanteix el dret a la informació dels treballadors tot i preservant els principis de protecció de dades establerts en la normativa vigent.
Si tens dubtes, no dubtis a contactar amb el teu referent sindical a la USOC.
Registres horaris i salarials. Transparència i confidencialitat. VERSIÓ PDF